I. Złożenie wniosku do rady dyscypliny o wyznaczenie promotora lub promotorów.
Wniosek zawiera wskazanie osób proponowanych na promotora lub promotorów albo promotora i promotora pomocniczego. Promotorem może być dotychczasowy opiekun naukowy kandydata. Do wniosku dołącza się oświadczenie osoby proponowanej na promotora lub promotora pomocniczego
o gotowości podjęcia opieki nad doktorantem oraz konspekt planowanej rozprawy doktorskiej. Warunkiem złożenia wniosku spełnienie przez doktoranta warunków opisanych w Procedurze postępowań o nadanie stopni naukowych na Uniwersytecie Jagiellońskim przyjętej przez Senat UJ. (Zał. nr 1 do uchwały Senatu UJ nr 87/IX/2019 z 25 września 2019r. z późn. zmianami).
II. Przygotowanie rozprawy doktorskiej
III. Złożenie w Dziekanacie pierwszej części dokumentacji
Po przygotowaniu rozprawy, ale przed jej złożeniem, doktorant przekazuje pracownikowi wydziału informacje niezbędne do uzupełnienia w USOS danych podstawowych rozprawy doktorskiej (Metryczka rozprawy doktorskiej - wg wzoru z załącznika nr 1 do zarządzenia nr 155 Rektora UJ z dnia 28 grudnia 2020 r.):
1) imię i nazwisko, a w przypadku osób, które nie były wcześniej zarejestrowane w USOS również numer PESEL albo datę urodzenia i numer paszportu cudzoziemca;
2) tytuł rozprawy doktorskiej;
3) dziedzinę nauki i dyscyplinę naukową albo dziedzinę nauki;
4) dane promotora lub promotorów albo promotora i promotora pomocniczego;
5) informację w przypadku, gdy przedmiot rozprawy doktorskiej jest objęty tajemnicą prawnie chronioną.
IV. Uzupełnienie przez doktoranta danych w systemie AP
Doktorant uzupełnia w serwisie AP następujące informacje i dokumenty:
1) język, w którym przygotowano rozprawę doktorską;
2) tłumaczenie tytułu rozprawy doktorskiej w języku angielskim lub w języku polskim i angielskim, jeżeli język rozprawy jest inny niż polski lub angielski, oraz jej krótki opis i słowa kluczowe w języku polskim i języku angielskim;
3) niezabezpieczone pliki w formacie PDF z możliwością odczytu maszynowego, zawierające:
a) rozprawę doktorską wraz z ewentualnymi załącznikami,
b) streszczenie rozprawy doktorskiej w języku pracy i angielskim, a w przypadku rozprawy doktorskiej przygotowanej w języku obcym również streszczenie w języku polskim,
c) opis rozprawy doktorskiej w języku polskim i angielskim, w przypadku gdy rozprawa doktorska nie jest pracą pisemną;
4) oświadczenie o prawach autorskich przygotowane wg. wzoru (załącznik nr 2 do zarządzenia nr 155 Rektora UJ z dnia 28 grudnia 2020 r.).
Wielkość deponowanego pliku w formacie PDF z treścią rozprawy doktorskiej i sposób jego przygotowania musi być zgodny z wytycznymi Regulaminu świadczenia usług elektronicznych dla usługi „Jednolity System Antyplagiatowy” dostępnej za pośrednictwem serwisu internetowego, który jest zamieszczony na stronie internetowej https://jsa.opi.org.pl/centrum-pomocy/regulamin.
V. Analiza przez system antyplagiatowy
Plik z treścią rozprawy doktorskiej wprowadzony do serwisu AP jest automatycznie poddawany weryfikacji w Jednolitym Systemie Antyplagiatowym, zwanym dalej „JSA”.
VI. Przygotowanie dokumentów przez promotora.
Promotor otrzymuje informację o zakończeniu weryfikacji antyplagiatowej rozprawy doktorskiej w formie wiadomości e-mail. Raport antyplagiatowy jest dostępny dla promotora w serwisie AP i JSA. Jeżeli promotor nie posiada kont w serwisie AP i JSA, powinien zwrócić się do Sekcji Systemów Obsługi Studiów z prośbą o ich aktywowanie.
Po zapoznaniu się z ostateczną wersją rozprawy doktorskiej i raportem antyplagiatowym promotor akceptuje w serwisie AP rozprawę doktorską i raport antyplagiatowy, a następnie wprowadza opinię o rozprawie doktorskiej.
W przypadku podejrzenia naruszenia przez doktoranta przepisów o prawie autorskim i prawach pokrewnych w rozprawie doktorskiej promotor informuje o zaistniałej sytuacji przewodniczącego rady dyscypliny lub Rektora UJ.
Zaakceptowany raport antyplagiatowy i opinię o rozprawie doktorskiej promotor przekazuje doktorantowi.
Promotor przygotowuje ocenę czy rozprawa doktorska stanowi pracę oryginalną i przekazuje ją doktorantowi. Wspomniana ocena nie jest tym samym dokumentem co wspomniana powyżej opinia o rozprawie doktorskiej wprowadzona przez promotora do systemu.
VII. Złożenie w Dziekanacie drugiej części dokumentacji
Po uzupełnieniu danych w systemie AP doktorant składa wniosek o powołanie komisji egzaminacyjnej do przeprowadzenia egzaminu z dyscypliny odpowiadającej tematyce rozprawy doktorskiej w celu weryfikacji uzyskania efektów uczenia się kandydata na poziomie 8PRK i komisji doktorskiej oraz, jeżeli to konieczne, wniosek o powołanie komisji egzaminacyjnej z języka obcego nowożytnego.
Do wniosków doktorant dołącza dokumentację, na którą składają się:
1) kopia dokumentu potwierdzającego spełnienie wymagań o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 1
Załącznika nr 1 do uchwały nr 87/IX/2019 Senatu UJ z dnia 25 września 2019 roku zaktualizowanego 24 lutego 2021 roku czyli uzyskania tytułu zawodowego magistra, magistra inżyniera albo równorzędnego;
2) rozprawa doktorska przygotowana przez kandydata w wersji papierowej (3 egzemplarze wydrukowane z serwisu AP, po poddaniu pracy analizie w Jednolitym Systemie Antyplagiatowym. Wydruku należy dokonać poprzez pobranie pliku z systemu AP – link: pobierz wersję do druku) oraz 1 egzemplarz pracy na elektronicznym nośniku danych (płyta CD lub DVD - należy opisać płytę umieszczając na niej: imię i nazwisko autora, tytuł rozprawy doktorskiej, imię i nazwisko promotora; pracę należy scalić w jednym pliku; obok pracy - w oddzielnym pliku należy umieścić streszczenia rozprawy w języku polskim i w języku angielskim);
3) pozytywna opinia promotora lub promotorów na temat rozprawy doktorskiej (nie dotyczy promotora pomocniczego);
4) streszczenie rozprawy w języku polskim nie dłuższe niż 10 stron (3 egzemplarze w wersji papierowej) oraz streszczenie rozprawy w języku angielskim nie dłuższe niż 10 stron (3 egzemplarze w wersji papierowej); streszczenia należy opatrzyć w nagłówku następującym opisem: Streszczenie rozprawy doktorskiej; Imię i nazwisko autora pracy; Tytuł rozprawy doktorskiej; Stopień/tytuł naukowy oraz imię i nazwisko Promotora/Promotorów; Data przygotowania streszczenia;
5) oświadczenie, w którym kandydat wskazuje dyscyplinę, w której ubiega się o stopień doktora;
6) zaakceptowany przez promotora raport, potwierdzający sprawdzenie rozprawy doktorskiej z wykorzystaniem Jednolitego Systemu Antyplagiatowego wraz ze sporządzoną oceną promotora, czy rozprawa doktorska stanowi pracę oryginalną;
7) informacja o publikacjach kandydata, spełniających wymagania określone w § 3 ust. 1 pkt 3 Załącznika nr 1 do uchwały nr 87/IX/2019 Senatu UJ z dnia 25 września 2019 roku zaktualizowanego w dniu 28 października 2020 roku oraz 24 lutego 2021 roku, względnie także innych publikacjach wraz z oświadczeniem, o którym mowa w § 3 ust. 2 i 3 Załącznika nr 1 do uchwały nr 87/IX/2019 Senatu UJ z dnia 25 września 2019 roku zaktualizowanego w dniu 28 października 2020 roku oraz 24 lutego 2021 roku;
8) oświadczenie, że przedłożona rozprawa nie była przedmiotem innego postępowania o nadanie stopnia doktora ani nie toczy się postępowanie o nadanie stopnia w tej samej dyscyplinie; jeżeli kandydat ubiegał się wcześniej o nadanie stopnia w tej samej dyscyplinie, należy dołączyć informację o tym postępowaniu oraz dokument potwierdzający zakończenie tego postępowania;
9) oświadczenie, że przygotowana rozprawa doktorska nie zawiera informacji podlegających ochronie na podstawie przepisów o ochronie informacji niejawnych;
10) wygenerowane z serwisu AP oświadczenie o prawach autorskich.
Jeżeli kandydat nie składa wniosku o powołanie komisji egzaminacyjnej z języka obcego nowożytnego to ma obowiązek dołączyć certyfikat potwierdzający znajomość języka. Wykaz certyfikatów potwierdzających znajomość języka znajduje się w załączniku nr 1 do Rozporządzenia MNiSW z dnia 19 stycznia 2018.
Wszystkie wnioski i oświadczenia wraz załącznikami kandydat składa w postaci papierowej i elektronicznej w dziekanacie wydziału prowadzącego obsługę administracyjną rady dyscypliny.
VIII. Weryfikacja złożonych dokumentów.
Jeżeli wniosek nie spełnia wymogów formalnych, w szczególności nie zawiera wymaganych załączników, przewodniczący rady dyscypliny wzywa doktoranta do usunięcia braków, wyznaczając stosowny termin, nie krótszy niż 7 dni. W razie nieuzupełnienia wniosku w wyznaczonym terminie, rada dyscypliny pozostawia wniosek bez rozpoznania.
IX. Uchwała rady dyscypliny
Po stwierdzeniu spełnienia wymogów formalnych wniosku doktoranta, rada dyscypliny na najbliższym posiedzeniu podejmuje uchwałę w sprawie powołania komisji egzaminacyjnej do przeprowadzenia egzaminu z dyscypliny odpowiadającej tematyce rozprawy doktorskiej w celu weryfikacji uzyskania efektów uczenia się kandydata na poziomie 8PRK i komisji doktorskiej oraz trzech recenzentów, a także, jeżeli to konieczne, powołania komisji egzaminacyjnej z języka obcego nowożytnego.
X. Przesłanie rozprawy do Recenzentów.
Recenzenci uzyskują link dostępowy do systemu AP w celu wprowadzenia recenzji w wersji elektronicznej. Link jest generowany przez promotora lub pracownika wydziału obsługującego radę dyscypliny w serwisie AP.
Recenzenci sporządzają recenzje rozprawy doktorskiej w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania wersji papierowej rozprawy doktorskiej. Recenzje w wersji papierowej recenzenci przekazują pracownikowi wydziału, a wersje elektroniczne, w postaci niezabezpieczonych plików w formacie PDF z możliwością odczytu maszynowego, wprowadzają do serwisu AP. Po zatwierdzeniu ostatniej recenzji rozprawa doktorska otrzymuje automatycznie status „Praca gotowa do obrony”.
W przypadku gdy recenzent nie wprowadzi elektronicznej wersji recenzji do serwisu AP, pracownik wydziału skanuje otrzymaną wersję papierową do niezabezpieczonego pliku w formacie PDF z możliwością odczytu maszynowego i zamieszcza go w serwisie AP.
XI. Egzaminy
Jeżeli to konieczne, tzn. gdy doktorant nie posiada stosownego certyfikatu potwierdzającego znajomość języka obcego nowożytnego, przeprowadza się egzamin doktorski z języka obcego nowożytnego. W skład komisji wchodzą co najmniej trzy osoby, z których co najmniej jedna naucza tego języka w szkole wyższej, a pozostałe posiadają co najmniej stopień doktora.
Po przeprowadzeniu egzaminu sporządzany jest protokół, który komisja przekazuje przewodniczącemu rady dyscypliny.
Po wpłynięciu dwóch pozytywnych recenzji przeprowadza się egzamin z dyscypliny odpowiadającej tematyce rozprawy doktorskiej w celu weryfikacji uzyskania efektów uczenia się kandydata na poziomie 8PRK. O sposobie przeprowadzenia egzaminu decyduje komisja egzaminacyjna.
Po przeprowadzeniu egzaminu sporządzany jest protokół, który komisja przekazuje przewodniczącemu rady dyscypliny.
XII. Decyzja o dopuszczeniu do obrony
Przewodniczący rady dyscypliny weryfikuje recenzje pod względem spełniania wymogów formalnych.
W przypadku gdy otrzymana recenzja:
1) nie zawiera konkluzji o spełnianiu bądź niespełnieniu warunków ustawowych,
2) zawiera wniosek recenzenta o poprawę rozprawy, ale bez wskazania sposobu jej poprawy,
3) zawiera inne uchybienia formalne,
przewodniczący rady dyscypliny może zwrócić się do recenzenta o uzupełnienie recenzji.
Recenzje spełniające wymagania formalne przewodniczący rady dyscypliny niezwłocznie przekazuje przewodniczącemu komisji doktorskiej.
W przypadku gdy wszystkie trzy recenzje są pozytywne i egzamin weryfikujący uzyskanie efektów uczenia się na poziomie 8 PRK zakończył się wynikiem pozytywnym, a kandydat posiada certyfikat potwierdzający znajomość języka obcego nowożytnego na stosownym poziomie lub zdał egzamin doktorski z języka obcego nowożytnego, komisja doktorska nie zbiera się, a przewodniczący rady dyscypliny dopuszcza do publicznej obrony rozprawy doktorskiej i powiadamia o tym przewodniczącego komisji doktorskiej.
W przypadku otrzymania co najmniej dwóch negatywnych recenzji rozprawy doktorskiej komisja doktorska nie zbiera się a rada dyscypliny wydaje postanowienie o odmowie dopuszczenia do obrony.
Po otrzymaniu wszystkich recenzji, jeżeli jedna z nich jest negatywna, przewodniczący komisji doktorskiej zwołuje niezwłocznie posiedzenie w celu podjęcia uchwały w sprawie dopuszczenia do publicznej obrony rozprawy doktorskiej.
Komisja doktorska na posiedzeniu niejawnym podejmuje uchwałę bezwzględną większością głosów, w obecności co najmniej połowy uprawnionych do głosowania, na mocy której:
1) dopuszcza do publicznej obrony rozprawy doktorskiej albo
2) wnioskuje do rady dyscypliny o niedopuszczenie do publicznej obrony albo,
3) zwraca kandydatowi rozprawę doktorską w celu dokonania jej poprawy w określonym przez komisję terminie.
Informację o decyzji komisji przewodniczący niezwłocznie przekazuje przewodniczącemu rady dyscypliny
Komisja nie może dopuścić do publicznej obrony kandydata, który nie zdał egzaminu weryfikującego uzyskanie efektów uczenia się na poziomie 8 PRK lub, jeżeli nie posiada stosownego certyfikatu potwierdzającego znajomość języka obcego nowożytnego, nie zdał egzaminu doktorskiego z języka obcego nowożytnego.
XIII. Termin obrony
W przypadku dopuszczenia kandydata do publicznej obrony rozprawy doktorskiej, przewodniczący komisji wyznacza jej termin.
Termin obrony nie może zostać wyznaczony w okresie krótszym niż 40 dni od dnia dopuszczenia do publicznej obrony rozprawy doktorskiej.
O dacie i miejscu publicznej obrony rozprawy doktorskiej przewodniczący rady dyscypliny zawiadamia poprzez ogłoszenie na stronie internetowej Uniwersytetu.
XIV. Przygotowanie do obrony
Niezwłocznie po podjęciu przez komisję doktorską albo radę dyscypliny uchwały w sprawie dopuszczenia do publicznej obrony rozprawy doktorskiej albo po dopuszczeniu do publicznej obrony rozprawy doktorskiej przez przewodniczącego rady dyscypliny i po wyznaczeniu przez przewodniczącego komisji doktorskiej terminu publicznej obrony pracownik wydziału uzupełnia w USOS planowany termin obrony.
Nie później niż 30 dni przed wyznaczonym dniem obrony rozprawy doktorskiej, na polecenie przewodniczącego rady dyscypliny pracownik wydziału udostępnia w BIP rozprawę doktorską, jeśli jest pracą pisemną wraz z jej streszczeniem albo opis rozprawy doktorskiej niebędącej pracą pisemną oraz recenzje.
W przypadku rozprawy doktorskiej, której przedmiot jest objęty tajemnicą prawnie chronioną, udostępnia się tylko recenzje z wyłączeniem treści objętych tą tajemnicą.
W sytuacji, kiedy charakter pisemnej rozprawy doktorskiej wymaga od kandydata dostępu do informacji poufnych o przedmiocie badań oraz występuje konieczność umieszczenia ich w rozprawie doktorskiej, kandydat może w porozumieniu z promotorem wystąpić do Przewodniczącego rady dyscypliny z pisemnym wnioskiem uzasadniając konieczność utajnienia fragmentów rozprawy doktorskiej zawierających informacje poufne.
XV. Obrona
Publiczna obrona może być przeprowadzona przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających jej przeprowadzenie na odległość z jednoczesnym bezpośrednim przekazem obrazu i dźwięku.
Komisja doktorska może przeprowadzić publiczną obronę przy obecności co najmniej połowy jej członków, w tym przewodniczącego albo zastępcy przewodniczącego komisji doktorskiej i dwóch recenzentów.
Po przedstawieniu przez kandydata autoreferatu przewodniczący komisji doktorskiej zarządza przedstawienie recenzji, a następnie otwiera dyskusję. W dyskusji mogą brać udział wszyscy obecni na posiedzeniu. O udzieleniu głosu decyduje prowadzący posiedzenie.
W przypadku nieobecności recenzenta przewodniczący komisji streszcza recenzję i przedstawia jej wniosek; na żądanie któregokolwiek z członków komisji lub kandydata recenzja jest odczytywana w całości.
Po zakończeniu publicznej obrony komisja na posiedzeniu niejawnym podejmuje uchwałę zawierającą wniosek w przedmiocie przyjęcia publicznej obrony rozprawy doktorskiej oraz przygotowania projektu uchwały dla rady dyscypliny o nadaniu lub odmowie nadania stopnia doktora. Uchwała komisji podejmowana jest bezwzględną większością głosów w obecności co najmniej połowy uprawnionych do głosowania, w głosowaniu tajnym.
W przypadku, gdy co najmniej dwóch recenzentów zgłosi w recenzji wniosek o wyróżnienie rozprawy doktorskiej, przewodniczący poddaje ten wniosek pod głosowanie. Głosowanie jest tajne. Komisja doktorska przedstawia radzie dyscypliny wniosek o wyróżnienie rozprawy doktorskiej, jeśli uzyskał on bezwzględną większość głosów.
XVI. Uchwała rady dyscypliny
Rada dyscypliny, po otrzymaniu od przewodniczącego komisji doktorskiej projektu uchwały o nadaniu lub odmowie nadania stopnia doktora, na najbliższym posiedzeniu, zwołanym nie później niż w terminie 3 miesięcy, podejmuje uchwałę w sprawie nadania lub odmowy nadania stopnia doktora. Uchwała w sprawie nadania lub odmowy nadania stopnia doktora powinna spełniać wymagania decyzji administracyjnej.
Na decyzję o odmowie nadania stopnia doktora kandydatowi przysługuje odwołanie do Rady Doskonałości Naukowej za pośrednictwem rady dyscypliny w terminie 30 dni od dnia doręczenia decyzji.
Rada dyscypliny przekazuje odwołanie Rady Doskonałości Naukowej wraz ze swoją opinią i aktami sprawy w terminie 3 miesięcy od dnia złożenia odwołania.